Роль матеріально відповідальної особи
Матеріально відповідальна особа в бюджетній установі – це працівник, який офіційно відповідає за збереження та раціональне використання матеріальних цінностей, коштів або інших ресурсів. Його завдання – належний облік та контроль, а також недопущення втрат, псування чи неефективного витрачання ресурсів.
У межах бюджетної установи можуть виникати різноманітні операції з майном і коштами: закупівля, зберігання, списання, передача тощо. Тому чітке визначення відповідальних осіб – це важливий крок для запобігання фінансових порушень і забезпечення прозорості в роботі організації.
Критерії призначення матеріально відповідальної особи
Фахова компетентність
Людина, котрій доручають матеріальну відповідальність, повинна мати відповідні знання та навички для виконання функцій. Це може включати економічну або бухгалтерську освіту, досвід роботи зі складським обліком чи касовими операціями.
Посадове становище
Зазвичай матеріальна відповідальність покладається на працівників, що займають певні посади, пов’язані з обліком і контролем. Наприклад:
- Завідувач складу або комори;
- Головний бухгалтер чи бухгалтер;
- Касир або інший працівник, відповідальний за грошові кошти.
Разом із тим, може бути й інший спеціаліст, призначений наказом керівника установи.
Оформлення офіційного договору
Призначення матеріально відповідальної особи повинно супроводжуватися підписанням відповідних документів – договору про повну матеріальну відповідальність. У ньому визначені обов’язки, обсяг відповідальності та механізми відшкодування збитків у разі порушень.
Процедура призначення
Наказ керівника
Першим кроком є видання наказу про призначення працівника матеріально відповідальною особою. У наказі вказують:
- ПІБ працівника та його посаду;
- Перелік майна або ресурсів, за які він відповідає;
- Термін і дата початку виконання обов’язків.
Передача майна та інструктаж
Новопризначена особа проходить інструктаж і приймає на відповідальне зберігання ресурси. Обов’язково складають акт прийому-передачі, де фіксують:
- Кількість і стан майна;
- Дату та підписи обох сторін;
- Опис умов, за яких передається майно (наприклад, перевірка працездатності обладнання).
Підписання договору
З працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність, у якому детально прописано:
- Зобов’язання дбайливо зберігати майно;
- Заборону використовувати його для особистих потреб;
- Обов’язок відшкодувати збитки за втрату або псування у разі виникнення провини працівника.
Види матеріальної відповідальності
Обмежена відповідальність
У деяких випадках передбачена обмежена відповідальність, коли збитки відшкодовуються в межах середнього заробітку працівника за певний період. Така форма здебільшого застосовується, якщо порушення сталося внаслідок ненавмисної помилки або недбалості, проте без прямого умислу й за відсутності договору про повну матеріальну відповідальність.
Повна відповідальність
Для працівників, котрі мають справу з цінними матеріалами, грошима чи обладнанням, характерною є повна матеріальна відповідальність. У разі недостачі або пошкодження майна з вини працівника він зобов’язаний відшкодувати повну вартість завданих збитків.
Особи, які найчастіше призначаються в бюджетних установах
Касир
Касир відповідає за прийом, збереження і видачу готівкових коштів. Через специфіку роботи його призначення матеріально відповідальним є обов’язковим. Він веде касову книгу, щоденно звітує про залишок коштів і відповідає за будь-які нестачі.
Бухгалтер (головний бухгалтер)
Головний бухгалтер може нести відповідальність за загальний контроль обліку фінансів і майна установи. Також на нього покладається зобов’язання стежити за правильним веденням документації, обліком надходжень і витрат. У разі, якщо бухгалтер виконує і функції касира, то підписує договір про повну матеріальну відповідальність.
Завідувач складу чи комори
Особа, що зберігає матеріальні цінності (продукти харчування, медикаменти, канцелярські товари або обладнання), часто призначається матеріально відповідальною. Вона повинна вести складський облік, контролювати терміни придатності, перевіряти кількість і якість товарів.
Інші працівники
У деяких випадках матеріальна відповідальність може покладатися на працівників, які безпосередньо використовують цінні інструменти, техніку чи інше обладнання під час виконання посадових обов’язків. Наприклад, на лаборантів, що мають справу з дорогими приладами, або на водіїв державних авто.
Як уникнути фінансових ризиків
Правильний облік та контроль
- Регулярно проводити інвентаризацію майна;
- Здійснювати перевірку звітів та залишків коштів у касі;
- Використовувати сучасні системи обліку та електронний документообіг.
Чіткі посадові інструкції
Усі працівники повинні мати ясно прописані обов’язки, зокрема щодо взаємодії з матеріальними цінностями. Це допоможе уникнути конфліктів і дублювання функцій.
Забезпечення навчання
Своєчасне навчання працівників веденню бухобліку, інвентаризації та фінансової звітності дає змогу підвищити якість контролю за майном і знизити ризик порушень.
Правові аспекти
Порядок призначення матеріально відповідальної особи в бюджетних установах визначається нормами трудового законодавства та фінансових регуляцій. У договорі про повну матеріальну відповідальність докладно описано, у яких випадках працівник зобов’язаний відшкодовувати збитки. Законодавство також передбачає процедуру оскарження рішення роботодавця, якщо працівник вважає, що його несправедливо звинувачують у недостачі чи псуванні майна.
Підсумок
Матеріально відповідальна особа в бюджетній установі виконує ключову функцію – збереження цінностей і коштів у належному стані. Найчастіше її обов’язки покладають на касира, бухгалтера, завідувача складу, а також на інших працівників, які мають справу з обладнанням та майном. Для запобігання можливим ризикам важливо організувати належний облік, прописати чіткі інструкції й забезпечити кваліфікаційне навчання персоналу. Призначення відповідальної особи супроводжується складанням наказу, акту прийому-передачі майна та підписанням договору про повну матеріальну відповідальність.